One Team ha integrato la sua offerta di servizi di consulenza con l’attività di Business Process Management (BPM). Per capire meglio di cosa si tratta, abbiamo intervistato l’Ing. Andrea Perego, esperto One Team in tema di BPM.
Cos’è il BPM? Potresti fornirci un parallelismo con un’altra attività per definirlo meglio?
Il Business Process Management si occupa di studiare il work-flow delle attività di business del cliente al fine individuare eventuali criticità e di ridisegnare i processi nella maniera più efficace.
Per esemplificare al meglio l’attività di BPM, si può prendere come riferimento la professione esercitata da un medico. L’azienda, infatti, può essere considerata un paziente che si rivolge ad uno specialista per migliorare il proprio stato di salute.
Vediamo nel dettaglio il parallelismo.
L’attività di un medico si articola, sostanzialmente, nelle seguenti fasi:
- Analisi dei sintomi
- Definizione del piano terapeutico
- Prescrizione del piano terapeutico al paziente
- Periodica verifica dell’efficacia della cura prescritta e del miglioramento della patologia del paziente
- Eventuali modifiche del trattamento
- Chiusura del trattamento
Queste fasi sono esattamente le stesse che ritroviamo nell’attività di BPM.
Anche nel BPM, infatti, si ha una prima attività di analisi della situazione “as is” dell’azienda (fase 1), quindi la definizione del modello di business “best-in-class” da applicare all’azienda per far fronte alle problematiche individuate in fase di analisi (fase 2). Si passa, poi, all’applicazione del modello definito tramite l’attività di formazione e project coaching (fase 3). La fase 4 di un progetto di BPM si configura con la verifica periodica dell’avanzamento del progetto tramite il raggiungimento di obiettivi progressivi definiti nel tempo; qualora questi check periodici palesassero la necessità di rivedere alcuni aspetti del modello di business definito, si procederà con l’implementazione delle modifiche necessarie. Infine, una volta validato con il cliente il raggiungimento dei risultati prestabiliti, si procederà quindi alla chiusura formale del progetto di BPM.
Un altro forte parallelismo si può ritrovare per quanto riguarda la documentazione che si produce in un progetto di BPM. Come nel caso del medico si produrrà della documentazione per:
- raccogliere i risultati dell’analisi iniziale,
- definire le tempistiche e le modalità di esecuzione delle attività atte a far fronte alle problematiche individuate nella fase 1,
- certificare lo stato di avanzamento ed eventuali modifiche di progetto,
- attestare che il cliente sia stato curato con efficacia.
Perché un’azienda dovrebbe considerare l’attività di BPM come un’opportunità e non come un costo?
Per rispondere a questa domanda focalizziamoci sulla prima attività del processo di BPM ossia quella di definizione degli obiettivi di concerto con il cliente.
In questa fase si definiscono dei macro obiettivi di lungo periodo che si articolano in sotto obiettivi di breve periodo. Il raggiungimento di questi ultimi porterà al soddisfacimento dei macro obiettivi individuati, portando benefici all’azienda sicuramente maggiori rispetto allo sforzo effettuato dall’azienda per raggiungerli.
Prendendo ad esempio un progetto di introduzione del metodo BIM in un’azienda di progettazione, si può affermare che i benefici derivanti dall’introduzione del BIM cominciano ad impattare positivamente sui tempi di progettatone solo una volta che l’azienda stessa acquisisce padronanza della nuova metodologia; si può quindi ipotizzare che il raggiungimento dei primi obiettivi di breve (ad esempio: installazione di nuovi strumenti software di progettazione, formazione del personale ecc.) portino un vantaggio immediato all’azienda ma magari non sufficiente per ripagare nel breve periodo l’investimento effettuato.
Tuttavia il raggiungimento del macro obiettivo, ossia utilizzare un metodo di progettazione più efficiente e più spendibile verso l’esterno, fa sì che i benefici che l’azienda ne trae nel lungo periodo in termini di risparmio nei tempi e nei costi di progettazione e di apertura verso nuove opportunità di business superino di gran lunga gli investimenti iniziali. Il governo del Regno Unito, ad esempio, ha stimato che, grazie alla ristrutturazione dei processi di business secondo la metodologia BIM, si può ottenere una riduzione fino al 30% del lifecycle cost degli asset.
In termini generali, si può affermare che attingere alle competenze di One Team in ambito di Business Process Management, consente all’azienda di raggiungere importanti vantaggi competitivi: 
- Miglioramento dell’efficienza interna in termini di:
- Diminuzione dei costi e dei tempi di produzione
- Semplificazione e agevolazione dei flussi comunicativi interni
- Minimizzazione degli errori di progettazione
- Riduzione del costo del ciclo di vita del prodotto
- Calo delle spese non programmate
- Aumento dell’efficacia in termini di:
- Aumento del ROI di progetto
- Maggiore flessibilità nella gestione delle commesse e ottimizzazione della pianificazione delle milestone
- Ampliamento della possibilità di customizzazione dei prodotti finali
- Riduzione dei tempi di delivery del prodotto finale
- Aumento della customer satisfaction
Perché One Team ha deciso di integrare la sua attività di consulenza con l’attività di BPM?
One Team ha sempre svolto un’attività iniziale di analisi dei processi del cliente propedeutica allo sviluppo delle attività di progetto.
Nell’ultimo periodo, con l’aumentare delle complessità dei progetti affrontati, si è deciso di scorporare questa attività dalle normali attività svolte nell’ambito del progetto e di farla diventare sua volta un ambito di attività di progetto a sè stante.
La metodologia di Business Process Management sviluppata da One Team ha un carattere di esclusività e di elevata personalizzazione: viene customizzata sulla base delle esigenze peculiari del cliente e del mercato di riferimento, garantendo il miglioramento delle performance di business nel rispetto della continuità con i processi consolidati nel tempo all’interno dell’azienda stessa.
L’attività di Business Process Management è propedeutica per:
- l’adozione dei paradigmi di progettazione più evoluti, quali il BIM
- l’implementazione di strumenti software all’avanguardia per la gestione delle informazioni, dei processi e delle risorse a supporto del ciclo di vita di prodotti e servizi (soluzioni di PDM, PLM)
- l’ottimizzazione dei processi produttivi nell’ambito della realizzazione, aggiornamento e pubblicazione di informazioni territoriali (GIS)
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